← Powrót do artykułów

Jak wynająć mieszkanie? Praktyczne wskazówki dotyczące formalności w wynajmie

19.09.2022

Jak wynająć mieszkanie? Praktyczne wskazówki dotyczące formalności w wynajmie

Większość wynajmujących nie jest praktykującymi prawnikami. Co więcej, najprawdopodobniej nawet nie poświęcili czasu na przeczytanie przepisów, które określają, jak powinny przebiegać procesy prawne pomiędzy wynajmującymi, a najemcami. Oto kilka wskazówek, które pozwolą ci podnieść jakość twoich dokumentów dotyczących wynajmu.

Wskazówka 1: Unikaj w umowie najmu mieszkania zapisów niezgodnych z prawem

Umowa i wszelkie związane z wynajmem dokumenty powinny być sformułowane w taki sposób, aby w razie potrzeby mogły zostać wykorzystane jako dowód w sądzie. Z doświadczenia wiemy, że nawet wypełnianie już gotowych szablonów może być trudne, o tworzeniu umów i innych dokumentów prawnych od podstaw, nie wspominając, jednak wynajmujący wciąż próbują to robić.

Jednym z największych problemów jest to, że wynajmujący próbują dodawać do umowy dodatkowe punkty, licząc na to, że będą one chronić ich interesy. Najczęściej jednak punkty te nie są zgodne z obowiązującym prawem, co oznacza, że są one nieważne i nie dają wynajmującemu żadnej dodatkowej ochrony

- mówi Lia Siht, Kierownik Działu Prawnego oraz prawnik w Rendin.

Kary umowne za spóźnienie z płatnością czynszu są niezgodne z prawem

Najczęstszym przykładem zapisu, który wynajmujący wpisują do umowy najmu, są kary finansowe za spóźnienie z płatnościami za czynsz najmu i rachunki za media. Spotkać można np zapis wskazujący, że najemca zapłaci 100 zł kary za każdy dzień spóźnienia z płatnością czynszu najmu.

Takie zapisy są niezgodne z Art. 483 Kodeksu Cywilnego, który mówi, że kary umowne mogą być stosowane jedynie do niewypełnionych zobowiązań niepieniężnych. Płatność czynszu jest zobowiązaniem pieniężnym i nie może być obwarowana karą umowną.

Egzekwowanie takiego zapisu jest więc łamaniem prawa i w razie konfliktu, sąd nie uzna zasadności żądania przez wynajmującego zapłaty od najemcy z tytułu takiej kary.

Dlatego tak ważne jest, aby przy tworzeniu, modyfikowaniu lub formułowaniu dokumentów prawnych przestrzegać lokalnych przepisów i praktyk. Samo wpisanie czegokolwiek do umowy nie oznacza, że może to być egzekwowane w przyszłości.

Nasza porada:

Nie dodawaj do umowy niczego, czego nie da się wyegzekwować zgodnie z prawem.

Wskazówka 2: Sprawdź najemcę

Umowa, jaką podpisujesz z najemcą, jeśli ma trwać rok, a opłata za wynajem wynosi 2500 zł, opiewa na kwotę 27 tys zł. Do tego zapewne powierzasz w najem nieruchomość o wartości przekraczającej 300 tys zł. Warto więc sprawdzić, najemcę i to w sposób wykraczający ponad to, co widać na jego profilu w mediach społecznościowych. Możesz oczywiście zrobić to samemu. Poprosić kandydata na najemcę, o zgodę na pobranie informacji o nim z baz danych informacji kredytowej, poprosić o jego wyciągi bankowe za ostatnie miesiące czy zaświadczenie o uzyskanych przychodach. To wszystko pozwoli Ci zredukować ryzyko ewentualnej niewypłacalności najemcy.

Usługa weryfikacji najemcy

Możesz też skorzystać z usługi profesjonalnej firmy, która zrobi to za Ciebie. W Rendin weryfikację przechodzi każdy kandydat, który zgłasza się do ogłoszenia dodanego do naszej platformy a umowę można podpisać tylko z pozytywnie zweryfikowanym, za którego oczywiście bierzemy na siebie odpowiedzialność finansową.

Uścisk dłoni dwóch osób, trzymających dokumenty i laptop

Wskazówka 3: Umów się na warunki wynajmu mieszkania z najemcą przed zawarciem umowy

Wszyscy wiemy, że umowy spisuje się na wypadek, kiedy “coś się psuje”. Większość relacji, biznesowych, czy w tym przypadku relacji najmu, z założenia ma skutkować płynną i bezproblemową współpracą, na której zyskują obie strony. Nawet przy najszczerszych dobrych intencjach, warto jednak ustalić precyzyjnie zasady, na jakich te relacje mają się opierać. Ułatwi to wiele spraw w przyszłości.

Spisując umowę najmu strony powinny wprost ustalić poniższe kwestie:

  • Wysokość czynszu najmu i dzień miesiąca, do którego ma być regulowana.

Należy tu też ustalić, sposób płatności: gotówka czy przelew, a jeśli to drugie, na jaki numer konta ma ją być przelewane środki.

  • Na jaki czas zawierana jest umowa najmu.

Choć jest możliwość zawarcia umowy najmu na czas nieokreślony, zdecydowanie to odradzamy. Taka umowa jest niemal nie do rozwiązania, jeśli jedna ze stron będzie się od tego uchylać. Najczęściej spotykaną sytuacją jest ta, gdy najemca przestaje płacić czynsz i unika skutecznego wypowiedzenia umowy ze strony wynajmującego. Mając określony czas trwania umowy, w najgorszym wypadku sam upływ czasu spowoduje jej rozwiązanie.

Nasza porada:

Ureguluj swój wynajem na podstawie umowy najmu okazjonalnego, uchroni Cię to przed wieloma negatywnymi konsekwencjami, gdybyś trafił na nieuczciwego najemcę. Szczegóły we wskazówce piątej.

  • Która ze stron ponosi koszy mediów.

Należy jasno określić, która ze stron, wynajmujący czy najemca pokrywa koszty poszczególnych mediów: ogrzewania, gazu, prądu, wody ciepłej i zimnej, śmieci, Internetu, kablówki, jak również opłat administracyjnych, eksploatacyjnych, czy ubezpieczenia lokalu.

Warto też określić na jakich zasadach będzie odbywało się rozliczenie, zwłaszcza, że część rachunków przychodzi po czasie, np. po sezonie grzewczym.

  • Wysokość kaucji.

Tak, to nie przypadek, że piszemy o kaucji, choć w Rendin kaucja zastąpiona jest dużo silniejszym poręczeniem od nas. Jeśli jednak nie korzystasz z naszego zabezpieczenia wynajmu, to choć kaucja nie wystarczy do pokrycia strat gdy trafisz na nieuczciwego najemcę, to warto mieć chociaż takie częściowe zabezpieczenie.

  • Ustal czy w mieszkaniu mogą być zwierzęta.

Choć jesteśmy zdania, że zwierzaki w najmie są w porządku (przeczytaj nasz artykuł o pięciu mitach wynajmu, gdzie poruszamy ten temat), to oczywiście nie każdy akceptuje najemców z pupilami. Informację o tym warto zawrzeć już na etapie dodawania ogłoszenia. Dzięki temu dajemy jasny sygnał aplikującym kandydatom na najemców.

Czy trzeba wpisywać do umowy zasady podnoszenia czynszu?

Nie trzeba. Zasady podnoszenia czynszu są ustalone przez ustawodawcę. W największym skrócie: właściciel może podnosić czynsz nie częściej niż co sześć miesięcy, a w ujęciu rocznym podwyżka może być indeksowana o oficjalny wskaźnik inflacji. Można natomiast wpisać w umowie, że w czasie jej trwania nie będzie możliwe podnoszenie czynszu.

Więcej na ten temat znajdziesz w naszym artykule: Podnoszenie czynszu za mieszkanie: co musisz wiedzieć?

Uwaga:

Umowa najmu okazjonalnego wyłącza możliwość podnoszenia czynszu, co daje bardzo stabilną sytuację najemcy co do wysokości zobowiązań.

Okrągły stół w mieszkaniu, z trzema krzesłami na drewnianej podłodze

Wskazówka 4: Sporządź dokładny protokół zdawczo odbiorczy mieszkania

Oprócz niezawodnej umowy najmu, równie ważny jest protokół zdawczo-odbiorczy. Pomaga on udokumentować stan nieruchomości i wszystkiego, co się w niej znajduje przed rozpoczęciem najmu. Zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wykorzystać protokół do monitorowania wszelkich zmian dotyczących stanu nieruchomości w okresie najmu oraz zaadresowania potencjalnych problemów.

Mimo, iż teoretycznie wypełnianie tego dokumentu brzmi łatwo i logicznie, doświadczenie pokazuje, że w wielu przypadkach jest to robione bardzo powierzchownie lub wcale. Najczęstszymi błędami popełnianymi przy sporządzaniu protokołu przekazania jest korzystanie ze starych zdjęć i opisów oraz brak udokumentowania problematycznych miejsc i elementów. Taki protokół jest praktycznie bezużyteczny.

Jeśli cokolwiek stanie się z takim mieszkaniem lub przedmiotami, które się w nim znajdują, niedokładnie sporządzony protokół przekazania bardzo utrudnia udowodnienie, w jakim stanie nieruchomość znajdowała się w momencie przekazania najemcy. Jeśli przez cztery lata używaliśmy tego samego zdjęcia stołu kuchennego, nie da się wykazać, jak zmienił się on z biegiem czasu i kto jest odpowiedzialny za jego zużycie.

Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania jest najważniejszym a jednocześnie bardzo często zaniedbywanym elementem przy wynajmie mieszkania. Niestety jest często sporządzany w zbyt podstawowej formie, bez umieszczenia w nim wszystkich istotnych informacji, co uniemożliwia w razie potrzeby udowodnienia że najemca ponosi odpowiedzialność za wyrządzone szkody - mówi Borysław Pasierbski, współpracujący z Rendin ekspert rynku wynajmu, prowadzący serwis wyNajemca.com.pl

Więcej o tym, jak ważny jest ten dokument przeczytasz na blogu wyNajemcy: Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania przy umowie najmu

Co powinno znaleźć się w protokole przekazania mieszkania?

  • Opis stanu pomieszczeń, podłóg i ścian;

  • Opis sprzętów i wyposażenia mieszkania wraz ze spisem ilościowym;

  • Ilość przekazywanych kluczy i urządzeń dostępowych;

  • Odczyt liczników (prąd, woda, gaz)

  • Zdjęcia pomieszczeń, stanu sprzętów, mebli, podłóg (jeśli w mieszkaniu jakieś sprzęty mają na sobie już ślady rys czy wgnieceń, należy to też udokumentować). Zdjęcia powinny być zrobione bezpośrednio przed przekazaniem mieszkania.

W aplikacji Rendin tworzenie protokołu przekazania mieszkania odbywa się online, a tworząc go jesteś prowadzony krok po kroku przez potrzebne etapy.

Wskazówka 5: Zastosuj umowę najmu okazjonalnego

O zaletach najmu okazjonalnego, w porównaniu ze zwykłą umową najmu pisaliśmy już w artykule Rendin: uczyniliśmy najem okazjonalny lepszym. Polecamy go dla dogłębnego zapoznania się z ochroną, jaką ta forma umowy daje w wynajmie. Przybliżając najważniejsze kwestie:

  • W najmie okazjonalnym najemca, w formie aktu notarialnego poddaje się dobrowolnie egzekucji, dzięki czemu ewentualna eksmisja jest dużo prostsza i szybsza niż ze zwykłą umową najmu;

  • Przedstawia do tego adres nieruchomości alternatywnej pod który się wyprowadzi, gdy umowa się zakończy, wraz z oświadczeniem właściciela tej nieruchomości, ze przyjmie go pod swój dach;

  • Nie ma tu konieczności procesu sądowego do przeprowadzenia eksmisji, wystarczy klauzula wykonalności w.w. Aktu notarialnego, którą uzyskamy w sądzie na podstawie złożonych dokumentów.

Kobiece dłonie z kalkulatorem i notesem na drewnianym biurku

Wskazówka 6: Zdecyduj jaki podatek od najmu płacić

Zagadnienie podatku od wynajmu jest bardzo rozbudowane. Musisz tu rozważyć, czy rozliczać się z najmu prywatnego czy w ramach działalności gospodarczej. Ważne jest miedzy innymi to, czy rozliczania podatku odbywać się będą od przychodu czy od dochodu, albo czy zaliczki na podatek chcesz płacić w odstępach miesięcznych, czy kwartalnych.

Podatki od wynajmu, zasługują przynajmniej na osobny artykuł, a skrótowa wersja nie wyczerpie dostatecznie zagadnienia. Ekspert dziedziny podatków w wynajmie Grzegorz Grabowski, współpracujący z Rendin, poświęcił tej tematyce cały blog Wynajmistrz.pl, który polecamy każdemu, kto chce zasięgnąć profesjonalnej wiedzy o podatkach w wynajmie.

Wskazówka 7: Podpisz i rozwiąż umowę w prawidłowy sposób

W Polsce, przy najmie na okres 12 miesięcy nie jest wymagana umowa pisemna, jednak należy taki najem udokumentować. Oznacza to możliwość braku formalnej umowy na piśmie i w to miejsce zawarcie umowy najmu w inny sposób, np. przez internet. Należy jednak pamiętać, że wszelkie dłuższe umowy muszą być podpisane w odpowiedniej formie pisemnej.

Jeśli umowa najmu dobiegła końca również należy ją zakończyć w odpowiedni sposób. Jeśli umowa nie zostanie rozwiązana zgodnie z prawem, pozostaje w mocy. Dlatego tak istotne jest, aby wiedzieć, jak prawidłowo zakończyć umowę.

Wypowiedzenie umowy tylko w formie pisemnej

Niezależnie od przyczyny wypowiedzenia, zalecamy, aby wypowiedzieć umowę zawsze w formie pisemnej. Najlepszym sposobem jest wysłanie listu poleconego. W ten sposób, nawet jeśli wynajmujący lub najemca zignoruje list, wypowiedzenie umowy jest nadal do wyegzekwowania.

Nasza rada: Jak wspomnieliśmy wcześniej, zalecamy podpisywanie tylko umów na czas oznaczony. W związku z tym, nie należy w takiej umowie wpisywać terminu wypowiedzenia umowy. Przedwczesne rozwiązanie umowy na czas oznaczony jest jednak możliwe za porozumieniem stron i także powinno nastąpić w formie pisemnej.

Warto wiedzieć:

Sprawdź jak Digibroker Rendin ułatwia wynajęcie mieszkania, prowadząc Cię krok po kroku od darmowego dodania ogłoszenia, do podpisania umowy z gwarancją wypłat czynszu i ochroną zniszczeń.