1. Unikaj w umowie najmu zapisów niezgodnych z prawem
To niby oczywiste, a jednak warte przypomnienia. Umowa i wszelkie związane z wynajmem dokumenty muszą być napisane tak, aby w razie potrzeby mogły zostać użyte jako dowód w sądzie. Z doświadczenia wiemy, że nawet wypełnianie gotowych szablonów jest trudne, o tworzeniu umów i innych dokumentów od podstaw nie wspominając.
Jednym z największych problemów jest to, że wynajmujący próbują dopisywać do umowy dodatkowe punkty, licząc, że będą one chronić ich interesy. Najczęściej jednak punkty te są niezgodne z obowiązującym prawem, a przez to nieważne i nie dają wynajmującemu żadnej dodatkowej ochrony
– mówi Lia Siht, Kierownik Działu Prawnego Rendin.
Przykład bezprawnego zapisu: kary umowne za opóźnienie w płatności czynszu
Kary finansowe dla najemcy za opóźnienie w płatności czynszu najmu i rachunków za media to najczęściej dodawany przez wynajmujących do umowy zapis. Spotkać można nawet stwierdzenia, że najemca ma płacić 100 zł kary za każdy dzień spóźnienia z płatnością.
Takie zapisy są niezgodne z prawem, łamią bowiem Art. 483 Kodeksu Cywilnego, mówiący, że kary umowne stosować można tylko do niewypełnionych zobowiązań niepieniężnych. Płatność czynszu to zobowiązanie pieniężne, które nie może być obwarowane karą umowną.
Egzekwowanie takiego zapisu jest więc łamaniem prawa i w razie konfliktu, żaden sąd nie uzna zasadności żądania przez wynajmującego zapłaty przez najemcę takiej kary.
Dlatego tak ważne jest, aby tworząc, modyfikując lub formułując dokumenty prawne przestrzegać przepisów i dobrych praktyk. Samo wpisanie czegokolwiek do umowy nie oznacza, że będzie można to w przyszłości egzekwować.
Eksperci radzą:
Nie dodawaj do umowy zapisów, których nie możesz wyegzekwować zgodnie z prawem.
2. Sprawdź swojego najemcę
Jeśli podpisujesz umowę na rok, a opłata za wynajem to 2500 zł, całkowita jej wartość to aż 30 tys. zł! Dodaj do tego wartość powierzanej najemcy nieruchomość, która zapewne przekracza 300 tys. zł. Czy chcesz ryzykować swoim majątkiem i przyszłymi zyskami?
Sprawdź swojego najemcę! Możesz zrobić to samemu, prosząc kandydata o zgodę na pobranie danych z biur informacji kredytowej, poprosić o wyciągi bankowe czy zaświadczenie o przychodach. To wszystko pozwoli Ci zmniejszyć ryzyko ewentualnej jego niewypłacalności.
Usługa weryfikacji najemcy
Możesz też skorzystać z usług profesjonalistów, którzy zrobią to wszystko za Ciebie. W Rendin sprawdzamy każdego kandydata, który odpowiada na ogłoszenia dodane na naszej platformie. Umowę zaś może podpisać tylko ten, kto przeszedł pozytywną weryfikację. Za nasze rekomendacje bierzemy odpowiedzialność finansową.
3. Ustal warunki wynajmu mieszkania z najemcą przed zawarciem umowy
Umowa przydaje się najbardziej wtedy, gdy coś idzie nie tak. Większość relacji, biznesowych, czy w tym przypadku relacji najmu, zakłada dobrą wolę i bezproblemową współpracę obu stron. Nawet przy najlepszych intencjach, warto jednak precyzyjnie ustalić zasady postępowania w przypadku problemów.
Spisując umowę najmu, strony powinny uregulować następujące kwestie:
Wysokość czynszu najmu i dzień miesiąca, do którego ma być płacony.
Dobrze jest ustalić sposób płatności jako gotówkę lub przelewy. W tym drugim przypadku należy też podać numer konta, na które środki mają być przelewane.
Na jaki czas zawierana jest umowa najmu.
Zdecydowanie odradzamy zawieranie umów najmu na czas nieokreślony! Taka umowa jest niemal nie do rozwiązania, jeśli jedna ze stron się od tego uchyla. Powoduje to niebezpieczeństwo sytuacji, w której najemca przestaje płacić czynsz i unika skutecznego wypowiedzenia umowy przez wynajmującego.
Mając ściśle określony czas trwania umowy, w najgorszym scenariuszu sam upływ czasu spowoduje jej rozwiązanie.
Eksperci radzą:
Wybierz wynajem na podstawie umowy najmu okazjonalnego. Uchroni Cię ona przed wieloma negatywnymi konsekwencjami, jeśli trafisz na nieuczciwego najemcę. Szczegóły znajdziesz we wskazówce numer 5.
Zobacz wszystkie korzyści
najmu okazjonalnego
Która ze stron płaci za media.
Określ jasno, czy to wynajmujący, czy najemca pokrywa koszty mediów: ogrzewania, gazu, prądu, wody ciepłej i zimnej, śmieci, Internetu, kablówki, a także opłat administracyjnych, eksploatacyjnych, czy ubezpieczenia lokalu.
Ustal też, na jakich zasadach będą one rozliczane, pamiętając, że część rachunków przychodzi po czasie, np. po sezonie grzewczym.
Wysokość kaucji.
To nie przypadek, że piszemy o kaucji, choć w Rendin zastąpiliśmy ją dużo lepszym poręczeniem finansowym naszej firmy. Jeśli jednak nie korzystasz z zabezpieczenia wynajmu Rendin, to kaucja, choć nie pokryje zapewne strat gdy trafisz na nieuczciwego najemcę, będzie przynajmniej częściowym zabezpieczeniem.
Ustal, czy w mieszkaniu mogą być zwierzęta.
Naszym zdaniem zwierzaki w najmie są w porządku (przeczytaj nasz artykuł o pięciu mitach wynajmu, gdzie poruszamy ten temat), ale oczywiście nie każdy akceptuje najemców z pupilami. Informację o tym warto zawrzeć już na etapie dodawania ogłoszenia. Daje to jasny sygnał kandydatom na najemców i oszczędza wynajmującym czas poświęcony na wyjaśnienia.
Czy do umowy trzeba wpisać zasady podnoszenia czynszu?
Nie. Zasady te ustalił ustawodawca. W największym skrócie: właściciel może podnosić czynsz nie częściej niż co 6 miesięcy, a w ujęciu rocznym podwyżka może być indeksowana o oficjalny wskaźnik inflacji. Można za to zapisać w umowie, że w czasie jej trwania nie podnosi się czynszu.
Więcej na ten temat znajdziesz w naszym artykule: Podnoszenie czynszu za mieszkanie: co musisz wiedzieć?
Uwaga:
W umowie najmu okazjonalnego nie można podnosić czynszu. Daje to najemcy bardzo stabilną sytuację co do wysokości zobowiązań.
4. Sporządź dokładny protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania
Oprócz niezawodnej umowy najmu równie ważny jest protokół zdawczo-odbiorczy. Pomaga on udokumentować stan nieruchomości i tego, co się w niej znajduje przed rozpoczęciem najmu. Wynajmujący oraz najemca mogą wykorzystać protokół do monitorowania zmian stanu nieruchomości w czasie najmu, oraz rozwiązywania potencjalnych problemów.
Choć w teorii wypełnianie tego dokumentu wydaje się łatwe i logicznie, doświadczenie pokazuje, że często jest to robione powierzchownie lub nawet wcale. Najczęstsze błędy popełniane przy sporządzaniu protokołu to:
korzystanie ze starych zdjęć i opisów oraz
brak udokumentowania problematycznych miejsc i elementów.
Taki protokół jest w efekcie praktycznie bezużyteczny.
Jeśli cokolwiek stanie się z mieszkaniem lub przedmiotami, które się w nim znajdują, niedokładny protokół przekazania utrudni wskazanie, w jakim stanie była nieruchomość w momencie przekazania jej najemcy.
Używasz tego samego zdjęcia stołu kuchennego przez 4 lata? Zapewne nie uda Ci się wykazać, jak stan mebla zmienił się z biegiem czasu i kto jest odpowiedzialny za uszkodzenia.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania jest najważniejszym, a także bardzo często zaniedbywanym dokumentem przy wynajmie mieszkania. Zwykle jest też sporządzany w zbyt prostej formie, nie zawiera wszystkich istotnych informacji, co uniemożliwia w razie potrzeby udowodnienie, że najemca ponosi odpowiedzialność za wyrządzone szkody – mówi Borysław Pasierbski, współpracujący z Rendin ekspert rynku wynajmu, prowadzący serwis wyNajemca.com.pl
O tym, jak ważny jest ten protokół przeczytasz na blogu wyNajemcy: Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania przy umowie najmu
Co powinno znaleźć się w protokole przekazania mieszkania?
Opis stanu pomieszczeń, podłóg, ścian, stolarki okiennej, itp;
Opis sprzętu i wyposażenia mieszkania wraz ze spisem ilościowym;
Ilość przekazywanych kluczy i urządzeń dostępowych (np. pilotów do bramy);
Odczyt liczników (prąd, woda, gaz);
Zdjęcia pomieszczeń, stanu sprzętów, mebli, podłóg (jeśli w mieszkaniu jakieś sprzęty noszą już ślady zużycia, należy to też udokumentować). Zdjęcia najlepiej zrobić bezpośrednio przed przekazaniem mieszkania.
Eksperci radzą:
W aplikacji Rendin protokół przekazania mieszkania stworzysz online, a aplikacja poprowadzi Cię krok po kroku przez wszystkie etapy.
5. Zastosuj umowę najmu okazjonalnego
O zaletach najmu okazjonalnego w stosunku do zwykłej umowy najmu pisaliśmy już w artykule Rendin: uczyniliśmy najem okazjonalny lepszym. Polecamy go, by lepiej zrozumieć ochronę, jaką ta forma umowy daje podczas wynajmu. Najważniejsze jej elementy to:
W najmie okazjonalnym najemca z góry, w formie aktu notarialnego, poddaje się dobrowolnie ewentualnej eksmisji. Dzięki temu eksmisja jest dużo prostsza i szybsza niż ze zwykłą umową najmu;
Przedstawia on także adres alternatywnej nieruchomości, do której wyprowadzi się, gdy umowa się zakończy, wraz z oświadczeniem właściciela tej nieruchomości, że przyjmie go pod swój dach;
Do eksmisji nie trzeba procesu sądowego. Wystarczy klauzula wykonalności wspomnianego wyżej aktu notarialnego, którą uzyskamy w sądzie na podstawie złożonych dokumentów.
6. Zdecyduj jaki podatek od wynajmu płacić
Podatek od wynajmu to skomplikowane zagadnienie. Musisz rozważyć, czy chcesz rozliczać się z najmu prywatnego, czy może w ramach działalności gospodarczej. Ważne jest też to, czy podatek płacić będziesz od przychodu, czy od dochodu i czy zaliczki na podatek chcesz płacić co miesiąc, czy co kwartał.
Podatki od wynajmu zasługują przynajmniej na osobny artykuł, a skrótowa wersja nie wyczerpuje dostatecznie tego zagadnienia. Ekspert w dziedzinie podatków w wynajmie Grzegorz Grabowski, który współpracuje z Rendin, poświęcił tej tematyce cały blog Wynajmistrz.pl, który polecamy chcącym dowiedzieć się więcej.
7. Podpisz i rozwiąż umowę w prawidłowy sposób
Przy najmie na okres do 12 miesięcy nie jest wymagana umowa pisemna, ale należy taki najem udokumentować. Nie trzeba zatem mieć formalnej umowy na piśmie, zamiast tego wystarczy zawrzeć ją w inny sposób, np. przez internet. Pamiętaj jednak, że umowy na ponad 12 miesięcy muszą mieć formę pisemną, inaczej będą uznane za zawarte na czas nieokreślony.
Jeśli umowa najmu nie dobiegła jeszcze końca, należy ją wypowiedzieć w odpowiedni sposób. Jeśli bowiem nie zostanie rozwiązana zgodnie z prawem, pozostaje w mocy. Dlatego tak ważna jest wiedza o tym, jak prawidłowo zakończyć umowę przed czasem.
Wypowiedzenie umowy tylko w formie pisemnej
Niezależnie od przyczyny wypowiedzenia, zalecamy, by miało ono zawsze formę pisemną. Najlepszy sposób to wysłanie listu poleconego. Dzięki takiej formie nawet jeśli wynajmujący lub najemca zignoruje list, wypowiedzenie umowy nadal można wyegzekwować.
Porada ekspertów: Zalecamy podpisywanie umów wyłącznie na czas oznaczony. Nie trzeba wtedy w takiej umowie wpisywać terminu jej wypowiedzenia. Przedwczesne rozwiązanie umowy na czas oznaczony jest możliwe za porozumieniem stron i także powinno mieć formę pisemną.
Eksperci radzą:
Sprawdź jak Digibroker Rendin ułatwi wynajęcie mieszkania, prowadząc Cię krok po kroku od darmowego dodania ogłoszenia, do podpisania umowy z gwarancją zapłaty czynszu i ochroną zniszczeń.