Zakończenie umowy najmu - niezależnie od tego, czy najemca jest zupełnie bezproblemowy, czy musisz ją zakończyć przedwcześnie - to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania i odrobiny “papierologii”. Dla właściciela nieruchomości kluczowe jest przeprowadzenie szeregu czynności, które zagwarantują, że mieszkanie lub dom zostanie przekazane w odpowiednim stanie. W wypadku najmu z wykorzystaniem Rendin, też musisz wypełnić kilka prostych formalności. W tym tekście pokażemy Ci jak przygotować się dobrze do zakończenia umowy najmu, a także wskażemy parę problematycznych momentów i zasugerujemy jak ich uniknąć!
Przygotowanie do zakończenia umowy najmu
Jeśli wynajem Twojego lokalu kończy się bez żadnych problemów i kontrowersji i rozstajecie się z lokatorem w miłej atmosferze i tak musisz powiadomić go o tym, że umowa dobiega końca - to kiedy to zrobisz i w jaki sposób (telefonicznie, mailowo, smsem) zależy od tego, jakie warunki zapisałeś w umowie najmu - czasem może wymagać to odpowiedniego wyprzedzenia czasowego - np. miesiąca, aby najemca mógł z wyprzedzeniem znaleźć nowy lokal.
WSKAZÓWKA: na wszelki wypadek lepiej całą komunikację prowadzić pisemnie. Może się przydać w wypadkach problematycznych, gdybyś musiał udowodnić swoje racje.
Barbara z Rendin
Przed zakończeniem umowy warto umówić się na inspekcję nieruchomości, tak żeby razem z najemcą mieć czas na identyfikację ewentualnych uszkodzeń lub usterek powstałych w trakcie najmu - oczywiście takiego sprawdzenia dokonasz także w momencie odbioru mieszkania i po nim, ale wcześniejsze sprawdzenie, zwłaszcza z udziałem lokatora, pozwoli Ci na zidentyfikowanie kolejnych usterek szybciej - i dać czas lokatorowi na naprawienie ich. Pozwoli Ci też uniknąć szoku na widok plam na kanapie i urwanej zasłony!
WSKAZÓWKA: O protokole zdawczo-odbiorczym będziemy wspominać wielokrotnie - warto go mieć przy sobie także w tym momencie. Sprawdzenie stanu mieszkania z listą, która zawiera wyposażenie mieszkania zajmie mniej czasu i pozwoli Ci nie zapomnieć o jakichś elementach!
Barbara z Rendin
Warto odwiedzić mieszkanie także w wypadku, kiedy przedłużasz czy renegocjujesz umowę. Dzięki temu będziesz mógł uzupełnić dokumentację na przyszły rok i mieć większą wiedzę o tym, jak wygląda Twoje mieszkanie.
Zdanie mieszkania
Ostatecznie spotkasz się z najemcą po raz ostatni w dniu zakończenia umowy, żeby wziąć od niego klucze i ostatecznie dokonać odbioru nieruchomości i stwierdzić jej stan oraz spisać liczniki. Dla tych potrzeb warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy, o którym bardziej szczegółowo będziemy mówić w dalszej części tego tekstu.
W wypadku wynajmowania mieszkania przez Rendin ten proces wygląda podobnie też musisz odebrać lokal - przy czym przewidujemy też (raczej rzadką, aczkolwiek możliwą) sytuację, kiedy lokator nie jest obecny. W takim wypadku prosimy o wejście do lokalu ze świadkiem i nagranie tego zdarzenia. Świadka wybiera sam wynajmujący, ale konieczne jest, aby świadek był jak najbardziej bezstronny (na przykład członek wspólnoty/spółdzielni, sąsiad, zarządca budynku itp.) To właśnie ta osoba podpisuje wtedy protokół w “zastępstwie” najmującego.
WSKAZÓWKA: Nawet jeśłi nie korzystasz z naszej platformy, sugerujemy zrobienie wielu zdjęć przy odbiorze mieszkania! Zdjęcie, w połączeniu z datą kiedy je zrobiłeś, może być dowodem w wypadku problemów ze zniszczeniami, a nawet jeśli ich nie ma - dokumentacją stanu mieszkania w określonej dacie.
Barbara z Rendin
- Protokół zdawczo-odbiorczy w wypadku Rendin tworzymy przy rozpoczęciu najmu w cyfrowej wersji. Im bardziej szczegółowy dokument napiszesz przy rozpoczęciu, tym łatwiej będzie go zakończyć - wynajmujący i najemca mają już listę rzeczy, które powinni sprawdzić - mówi Barbara z działu obsługi klienta Rendin. Jak dodaje, nieważne czy wykorzystujesz Rendin, czy nie, z odbiorem mieszkania nie należy się spieszyć i przeznaczyć na te spotkanie min. godziny czasu. Podpisanie dokumentu odbioru jest najważniejszą z punktu widzenia ew. dalszych rozmów z lokatorami czynnością!
Co do zasady każda wynajmowana rzecz powinna być zwrócona w stanie niepogorszonym, przy czym nie dotyczy to zużycia rzeczy związanego z jej normalnym używaniem oraz upływem czasu. O ile natomiast rzecz ulegnie zepsuciu w stopniu nieadekwatnym, najemca jest zobowiązany do naprawienia szkody powstałej z tytułu uszkodzenia rzeczy. W wypadku mieszkania te koszty ma pokrywać kaucja.
Trudno jest bez doświadczenia określić, co jest “normalnym użytkowaniem”, a co poważniejszym uszkodzeniem. Nasz dział obsługi może Ci poradzić, w jaki sposób ocenić stan mieszkania.
Zagwarantuj sobie spokojny sen
Co stanie się kiedy lokator przestanie w pewnym momencie płacić? Co jeśli okaże się złą osobą? Takie myśli często spędzają wynajmującym sen z powiek.
Rendin zapewnia Ci:
Darmową weryfikację potencjalnie ryzykownych obciążeń kandydatów na najemcę w biurach informacji gospodarczej
Bezpieczeństwo w wypadkach braku płatności - zwrócimy zaległe czynsze czy opłaty za media
Cyfrowe umowy i protokoły zdawczo-odbiorcze, które możesz wypełnić w całości online w dowolnym tempie
Zagwarantuj sobie spokojny sen
Co stanie się kiedy lokator przestanie w pewnym momencie płacić? Co jeśli okaże się złą osobą? Takie myśli często spędzają wynajmującym sen z powiek.
Rendin zapewnia Ci:
Darmową weryfikację potencjalnie ryzykownych obciążeń kandydatów na najemcę w biurach informacji gospodarczej
Bezpieczeństwo w wypadkach braku płatności - zwrócimy zaległe czynsze czy opłaty za media
Cyfrowe umowy i protokoły zdawczo-odbiorcze, które możesz wypełnić w całości online w dowolnym tempie
Rozliczenie finansowe
Ostatnim krokiem jest rozliczenie finansowe pomiędzy najemcą a właścicielem. Jakie elementy ono obejmuje:
Zwrot kaucji zabezpieczającej (po uwzględnieniu ewentualnych potrąceń za uszkodzenia)
Rozliczenie opłat za media - wodę, prąd czy gaz, do momentu zakończenia najmu
Uregulowanie wszelkich zaległości czynszowych
W tym wypadku mogą (a czasami nawet muszą - bo możesz nie znać rzeczywistych kosztów mediów) być one pokryte później - i musisz skontaktować się z byłym już lokatorem i przekazać mu rachunki. W wypadku klasycznego najmu jeśli były lokator nie odpowiada, pozostaje Ci potrącenie środków za media czy czynsz z kaucji - z Rendin w takim wypadku zwrócimy Ci środki.
Zniszczenia i usterki - co jeśli coś przegapiłeś?
Jeśli chodzi o usterki - jako wynajmujący przez nasz portal tworzysz protokół zdawczo-odbiorczy już przy rozpoczęciu najmu - więc sprawdzasz jedynie uszkodzenia dotyczące zarejestrowanych w tym dokumencie przedmiotów i elementów wyposażenia (chociaż oczywiście nie o wszystkich musiałeś myśleć - jeśli wśród uszkodzonych sprzętów jest np. okno którego nie umieściłeś w swoim dokumencie - też pokryjemy jego naprawę!)
W wypadku jeśli nie korzystasz z Rendin, oczywiście możesz zgłosić się z roszczeniem do byłego lokatora, ale to od niego zależy, czy je zapłaci - możesz wejść jedynie na drogę sądową. W wypadku Rendin - po tym jak wezwiesz już najemcę do pokrycia kosztów napraw -- jeśli najemca nie będzie chciał ich pokryć lub nie będzie odpowiadał - zwrócimy Ci pieniądze, a ich odzyskanie pozostanie po naszej stronie.
- Przede wszystkim musisz dostarczyć nam dowody powstania szkody - tutaj pomogą przede wszystkim zdjęcia z protokołu - mówi przedstawicielka obsługi klienta Rendin. - Oczywiście ważne są dla nas zdjęcia uszkodzeń czy zabrudzeń. Jeśli właściciel chce pokrycia kosztów urwanego uchwytu szafki - to ten uchwyt powinien pojawić się na zdjęciu. To dla nas jest materiał dowodowy - wyjaśnia. Jak dodaje, nawet zdjęcia niespecjalnie smacznych zniszczeń, takich jak ślady płynów ustrojowych czy krwi są dla nas ważne… nie brzydzimy się!
Po udokumentowaniu zniszczeń czekamy na kolejny dokument - wycenę ich naprawy - tu pomocne będą m.in.: faktury, rachunki,paragony, wyceny, analizy, opinie fachowców lub firm, które zawodowo zajmują się świadczeniem usług naprawczych, a także linki do wycen lub cenników usług tych firm zamieszczonych w internecie. Wyślemy Ci prosty kosztorys, który będzie podstawą naszych rozliczeń.
Pamiętaj, że zwracamy aż do 10-krotnej wysokości czynszu - zarówno za nieopłacone rachunki, jak i zniszczenia i koszty renowacji - takie jak choćby wymiana zamków czy malowanie. Uwzględniamy także uszkodzenia powstałe w wyniku zaniedbań czy złej woli najemcy - uszkodzeń, przed którym nie uchroni żaden produkt ubezpieczeniowy.
Protokół zdawczo-odbiorczy
Kilkukrotnie już wspomnieliśmy o protokole zdawczo-odbiorczym. To dokument, który jest kluczowy przy zakończeniu umowy, ponieważ formalnie dokumentuje stan nieruchomości w momencie jej przekazania z powrotem właścicielowi.
WSKAZÓWKA: Dobrze przygotowany protokół zdawczo odbiorczy może pomóc Ci wycenić mieszkanie do wynajęcia, ustalić czynsz czy opisać mieszkanie na portalach z ogłoszeniami!
Barbara z Rendin
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy?
Dane stron umowy
Imię i nazwisko właściciela oraz najemcy
Adres nieruchomości
Data i miejsce sporządzenia protokołu
Dokładna data i miejsce, w którym protokół został podpisany
Opis stanu technicznego nieruchomości
Szczegółowy opis stanu wszystkich pomieszczeń, w tym ścian, podłóg, drzwi, okien, instalacji (elektrycznej, wodnej, gazowej), mebli i wyposażenia.
Stan liczników
Odczyty liczników prądu, gazu, wody oraz innych mediów
Lista przekazanych kluczy
Spis wszystkich kluczy przekazanych przez najemcę właścicielowi
Uwagi dodatkowe
Wszelkie uwagi dotyczące stanu nieruchomości, ewentualne uszkodzenia lub braki
Podpisy stron
Podpisy właściciela oraz najemcy, potwierdzające zgodność z zapisami w protokole
Jeśli wynajmujesz mieszkanie przez Rendin - zapewniamy Ci gotowy, cyfrowy dokument. W innym wypadku możesz skorzystać z powyższych uwag!
Co w wypadku najemcy, który nie chce się wyprowadzić?
W takim wypadku postępowanie zależy od rodzaju umowy. Znacząco prostsza jest w wypadku najmu okazjonalnego - przebieg eksmisji w tym wypadku już opisaliśmy, więc przypomnimy tylko najważniejsze punkty:
Należy wezwać lokatora do opuszczenia lokalu
Jeśli na niego nie odpowie - złożyć do sądu wniosek o nadanie notarialnemu oświadczeniu lokatora tytuły wykonalności
Wraz z odpowiedzią sądu zgłosić się do komornika o rozpoczęcie eksmisji.
My w Rendin zapewne rozpoczniemy taką sprawę od mediacji - nasz zespół ma doświadczenie w tego typu negocjacjach i z chęcią Cię wesprze (przy czym istotne jest dla nas otrzymanie kopii wypowiedzenia lub zakończenia umowy - włącznie z dokumentem z poczty, które pokazuje datę jego nadania!)
Natomiast jeśli negocjacje nie zadziałają konieczne będzie rozpoczęcie postępowania eksmisyjnego - oczywiście tutaj Rendin także przyjdzie z pomocą - najpierw ułatwimy Ci zrozumienie procesu eksmisji, wesprzemy w procedurach, a także sami możemy poprowadzić te szczególnie trudne sprawy. Damy Ci wskazówki i podzielimy się naszymi sprawdzonymi metodami na każdym kroku, od wezwania do opuszczenia lokalu, po współpracę z komornikiem, o ile będzie konieczna. Mamy nadzieję, że dzięki naszemu wsparciu nawet tak trudną sytuację rozwiążemy szybko i zgodnie z prawem.
Podsumowanie
Zakończenie umowy najmu wymaga staranności i odpowiedniego przygotowania ze strony właściciela nieruchomości.Niezależnie od tego, czy najem przebiegał bezproblemowo, czy pojawiły się trudności, istotne jest, aby podejść do tego procesu z uwagą i starannością. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnych komplikacji i zakończysz najem w sposób profesjonalny i sprawiedliwy dla obu stron.
Sporządzenie szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego jest kluczowym elementem tego procesu, ponieważ formalnie dokumentuje stan nieruchomości i stanowi podstawę do ewentualnych roszczeń finansowych. W wypadku współpracy z Rendin będziesz do niego przygotowany, a my możemy wziąć na siebie znaczącą część formalności - i szybko przesłać Ci pieniądze!