Wynajmujący mają często problem z zarządzaniem tymi płatnościami, tym bardziej że część rachunków to opłaty za zużycie rzeczywiste, a część za prognozowane. Jaki jest więc najlepszy sposób zarządzania nimi? Do wyboru masz kilka opcji, a ostateczny wybór należy do Ciebie.
Co to są opłaty eksploatacyjne?
Są to wszystkie koszty, które musi pokryć najemca poza tzw. czynszem najmu, czyli kwotą, którą płaci właścicielowi za prawo do użytkowania lokalu.
W ich skład wchodzą:
czynsz administracyjny,
rachunki za media,
opłata za miejsce parkingowe (opcjonalnie).
Poniżej tłumaczymy, co to jest czynsz i jakie media musi opłacać najemca.
Cena wynajmu mieszkania a opłaty eksploatacyjne
Czy w podaną w ogłoszeniu cenę wynajmu powinny być wliczone wszelkie dodatkowe opłaty? Właściciele i najemcy udzielają na to pytanie odmiennych odpowiedzi. Wynajmujący chce zwykle pokazać jak najniższy koszt, by zainteresować nieruchomością jak najwięcej osób.
Potencjalni najemcy frustrują się zaś, kiedy dopiero po kliknięciu ogłoszenia widzą, że łączny koszt wynajmu jest w rzeczywistości wyższy i przekracza ich budżet.
Najczęściej stosuje się metodę, w której wlicza się czynsz administracyjny, a opłaty za rachunki pomija, wskazując, że ich wysokość zależy od zużycia przez lokatora. Nie jest to metoda idealna, bo czynsz w spółdzielni może mieć różną wysokość w zależności od tego, ile osób mieszka w lokalu.
Czynsz administracyjny – co to takiego?
Czynsz administracyjny, znany też jako czynsz do spółdzielni, to comiesięczna opłata na rzecz wspólnoty, która zajmuje się budynkiem. Zwykle składa się z takich części jak:
koszt administracji budynkiem,
koszt utrzymania części wspólnych,
fundusz remontowy,
zaliczka na centralne ogrzewanie,
zaliczka na zimną wodę, ciepłą wodę i odprowadzenie ścieków.
Wszystko zależy oczywiście od konkretnego budynku. Jeśli nie ma w nim na przykład centralnego ogrzewania, a wodę grzeje piecyk lub bojler, czynsz administracyjny siłą rzeczy nie będzie zawierać zaliczek na nie.
Mógł zainteresować Cię także fundusz remontowy. Na co może być on przeznaczony? Zarządca nieruchomości inwestuje te środki w remontowanie i odświeżanie części wspólnych budynku (np. korytarzy, wind, czy śmietników), a także ich bieżącą konserwację.
Jak obliczyć czynsz za mieszkanie?
Przede wszystkim nie powinno być takiej potrzeby. Wysokość tej opłaty ustala administrator budynku. Dobrze ją jednak znać, bo wpływa ona na ostateczny koszt wynajmu mieszkania, co rzecz jasna interesuje każdego kandydata na najemcę.
Zobacz wszystkie korzyści
najmu okazjonalnego
Rachunki za media – jakie to opłaty?
Rachunki płacone przez najemcę najczęściej poza czynszem dla spółdzielni to:
prąd,
gaz,
woda,
ogrzewanie,
internet i telewizja.
Oczywiście nie wszystkie z nich dotyczą każdego mieszkania. Niektóre lokale nie mają dostępu do gazu, zdarza się również, że właściciel nie zapewnia lokatorowi internetu i telewizji.
Ile wynoszą średnie opłaty za media?
W ostatnim czasie wszelkiego rodzaju opłaty za wynajem mieszkania rosną m.in. ze względu na inflację, problemy gospodarcze i napiętą sytuację geopolityczną.
Czynsz administracyjny to zwykle kilkanaście złotych za każdy metr kwadratowy lokalu, przy czym ostateczna wysokość stawki zależy od ustaleń wspólnoty i liczby zgłoszonych mieszkańców.
Według danych portalu Gratka średnie opłaty za media to 0,69 do 0,82 zł za 1 kWh w przypadku prądu a za gaz płaci się ok. 0,31 zł za 1 kWh. Ostateczna wysokość rachunków zależy oczywiście od zużycia w konkretnym lokalu i ma wpływ na to, ile kosztuje jego wynajem.
Jak rozliczać czynsz do spółdzielni i media z najemcą?
Wiesz już, co to jest czynsz administracyjny i z czego składa się cena wynajmu mieszkania. Teraz przejdźmy do praktycznych sposobów na dobrze zorganizowany i bezpieczny wynajem. Jak rozliczać się z najemcą? Poniżej podajemy najpopularniejsze metody oraz ich wady i zalety.
1. Najemca sam opłaca rachunki
W tym przypadku umowy na wszelkie media są podpisane w imieniu właściciela, ale to lokator jest w umowie zobowiązany, aby wysyłać przelewy do dostawców.
To względnie wygodny sposób, bo nie wymaga od wynajmującego ani przepisania mediów na najemcę, ani opłacania rachunków. Pozwala też osobom rozliczającym się ryczałtem uniknąć konieczności płacenia podatku od sztucznie podwyższonej opłaty za wynajem.
Wiąże się on jednak z koniecznością regularnego przekazywania lokatorowi przez właściciela skanów rachunków lub plików PDF przesłanych przez dostawcę. Wynajmujący nie ma też bieżącej kontroli nad tym, czy lokator dokonuje opłat na czas.
2. Rachunki wliczone do opłaty za wynajem mieszkania
Tutaj właściciel ustala ryczałtową opłatę za media, która jest wliczana do comiesięcznego czynszu. Ten sposób pozwala nie myśleć o rachunkach i ogranicza konieczność kontaktów z najemcą. Jest też atrakcyjny dla lokatorów, więc może przyciągnąć do ogłoszenia więcej zainteresowanych.
Ma jednak znaczące wady.
Po pierwsze, lokator może narazić właściciela na konieczność opłacenia rachunków wykraczających poza opłaty pobierane ryczałtem, nie będzie miał w końcu motywacji do oszczędzania na mediach.
Po drugie, wynajmujący musi samodzielnie zajmować się przelewami do dostawców, co zajmuje jego czas.
Po trzecie wreszcie, ten sposób jest bardzo nieopłacalny dla osób rozliczających się z fiskusem przez ryczałt. Opodatkowuje on pieniądze, które nie są dla wynajmującego realnym dochodem, a płatnościami za czynsz administracyjny albo rachunki.
Ta wada nie dotyczy właścicieli rozliczających się na zasadach ogólnych – oni mogą odliczyć opłaty eksploatacyjne jako koszty.
3. Media opłaca właściciel i rozlicza się z najemcą
W tym przypadku właściciel zachowuje pełną kontrolę nad tym, czy media są poprawnie opłacane. Samodzielnie opłaca rachunki, a potem na ich podstawie rozlicza się z lokatorem z realnych kosztów.
Rozwiązanie to wymaga jednak poświęcenia czasu zarówno na zarządzanie przelewami, jak i na wysyłanie najemcy zestawień kosztów z odpowiednią dokumentacją.
Trzeba też wziąć pod uwagę, że niektóre rachunki przychodzą z opóźnieniem i może się zdarzyć, że te ostatnie pojawią się po zakończeniu umowy najmu, kiedy lokator może być niechętny do dalszego kontaktu.
Aby uniknąć problemów z wyegzekwowaniem środków, polecamy pobrać zaliczkę za ostatni okres rozliczeniowy i rozliczyć ją na podstawie rachunku, gdy będzie on już dostępny.
4. Najemca wpłaca zadatek na opłaty eksploatacyjne
To metoda podobna do opłat za media wliczonych do łącznego kosztu wynajmu mieszkania. W tym przypadku jednak zamiast ryczałtowej kwoty najemca co miesiąc opłaca wyznaczony przez właściciela zadatek.
Pod koniec okresu najmu wpłacona suma jest porównywana z kosztami realnie poniesionymi na opłacenie mediów, a następnie wynajmujący rozlicza się z lokatorem.
Rozwiązanie to ma sporo plusów. Chroni ono właściciela przed rozrzutnym korzystaniem z mediów przez najemcę i w większości przypadków pozwala na oszczędność czasu. Pamiętaj jednak, że jeżeli Twój dostawca usług nie prowadzi ewidencji miesięcznej, konieczne będzie comiesięczne spisywanie liczników.
Ostateczne rozliczenie może też nastąpić dopiero jakiś czas po zakończeniu umowy najmu, jako że niektóre rachunki przychodzą z opóźnieniem. Może to prowadzić do utrudnień w komunikacji i rozliczeniu się z byłym już lokatorem.
5. Przepisanie mediów na najemcę
To rozwiązanie wymaga większego wysiłku na początku najmu, ale skutkuje większym bezpieczeństwem obu stron umowy. Wynajmujący zgłasza dostawcom przepisanie usług na lokatora, a ten podpisuje z nimi bezpośrednie umowy.
Finalnie to najemca jest więc zobowiązany do płacenia rachunków, a właściciel w rozumieniu prawnym nie ma z nimi nic wspólnego. Dzięki temu wynajmujący oszczędza czas i nerwy, a lokator nie obawia się o płacenie wyższych kwot niż opłaty za rzeczywiste zużycie.
Z kolei właściciel rozliczający się ryczałtem nie podwyższa sobie podstawy opodatkowania, a najemca czuje się bardziej związany z mieszkaniem i są większe szanse, że postanowi zostać w nim na dłużej.
Przepisanie mediów na lokatora jest bardzo korzystne, ale ma sens tylko przy najmie długoterminowym. By skorzystać z tego sposobu, właściciel musi też skontaktować się z dostawcami wszystkich dostarczanych do mieszkania usług dwukrotnie, zarówno na początku umowy, jak i po jej zakończeniu.
W przypadku zmiany najemców co rok taka procedura może się okazać bardzo czasochłonna.
Która metoda jest najlepsza?
By odpowiedzieć na to pytanie, zastanów się, co jest dla Ciebie najważniejsze. Kontrola? Oszczędność czasu? Optymalizacja podatków? Bezpieczeństwo? Gdy to przemyślisz, z łatwością zdecydujesz, jak rozliczać z najemcą czynsz administracyjny i opłaty.