Rendin Polska Sp. z o.o. Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Administrator przetwarza dane osobowe

Użytkowników, które gromadzi podczas korzystania z Usług dostępnych na Platformie Rendin. Prosimy

o uważne zapoznanie się z niniejszym dokumentem, ponieważ polityka prywatności jest prawnie

wiążąca dla korzystania z naszych Usług.

Definicje:

Administrator/Rendin - RENDIN Polska sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Twardej 18, 00-105 Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000886037, posiadającą NIP 7781341402, REGON 631249751.

Platforma - środowisko internetowe stworzone przez Rendin (strona internetowa, aplikacja mobilna, narzędzie do zamieszczania ogłoszeń najmu itp.) do zarządzania umowami najmu lokali i związanym z nimi rozwiązaniem gwarancyjnym. Na Platformie odbywa się również komunikacja z Klientem oraz organizacja Usług.

Usługi - Rendin zapewnia swoim Użytkownikom usługi związanie ze znalezieniem Najemcy poprzez możliwość zamieszczenia ogłoszenia na Platformie lub możliwość wyszukania oferty najmu (w przypadku Najemcy), weryfikację Najemcy, zawarcie bezpieczniej umowy najmu w sposób elektroniczny, pomoc przy problemach wynikających z umowy najmu wraz z możliwością otrzymania kwoty gwarancji na wypadek braku zapłaty należności przez najemcę.

Użytkownicy/Klienci - osoby pełnoletnie – powyżej 18 roku życia – wynajmujący, najemcy, administratorzy umów (np. zarządcy nieruchomości, pracownicy agencji nieruchomości oraz inni upoważnieni pełnomocnicy) posiadający pełną zdolność do czynności prawnych, którzy mogą wprowadzać dane na Platformie, zawierać umowy najmu i zarządzać nimi, zgłaszać zdarzenia związane z problemami wynikającymi z umowy najmu i wymieniać informacje z Rendin.

Jakie dane osobowe zbieramy i dlaczego?

Rodzaje danych osobowych, cele i podstawa prawna ich przetwarzania

  1. Użytkownicy Platformy – w tym także Ci, którzy nie założyli konta na Platformie ani nie zawarli umowy najmu za pośrednictwem Platformy:

    1. Rodzaj danych osobowych

      1. adresy IP

      2. inne identyfikatory i informacje zbierane za pośrednictwem plików cookies oraz innych podobnych technologii

    2. Cele i podstawa prawna

      1. w celach analitycznych i statystycznych – wówczas podstawą prawną przetwarzania

        jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający

        na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników na Platformie, a także preferencji

        Użytkowników w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności

    3. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw

  2. Użytkownicy Platformy – którzy założyli konto na Platformie lub zawarli za jej pośrednictwem umowę najmu (wynajmujący lub najemca). Dane osobowe, które zbieramy, są niezbędne do prawidłowego świadczenia Usług w tym wykonania umowy najmu zawartej za pośrednictwem Platformy oraz do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych. Użytkownik może nie udostępniać swoich danych osobowych, ale bez nich możemy nie być w stanie zapewnić wszystkich żądanych Usług lub funkcjonalności Platformy. Rozmowy telefoniczne z Rendin są nagrywane. Wykorzystujemy nagrania lub czaty na messengerze w celu zapewnienia lepszej obsługi oraz w celu rozpatrywania skarg. Jeśli Użytkownik nie wyraża zgody na utrwalenie rozmowy, Użytkownik może podjąć kontakt z Rendin za pośrednictwem innych środków komunikacji na odległość. Podanie danych w celach realizacji umowy i archiwizacji danych po zakończeniu obowiązywania umowy jest wymagane ustawowo i jest niezbędne do zawarcia umowy. Jeżeli odmówisz podania swoich danych lub podasz nieprawdziwe dane nie będzie możliwe zawarcie umowy najmu.

    1. Rodzaj danych osobowych

      1. imię i nazwisko

      2. adres e-mail

      3. nr telefonu

      4. nr PESEL

      5. adres zamieszkania

      6. nr rachunku bankowego

      7. inne dane, które zdecydujesz się udostępnić Rendin, takie jak zdjęcia, dane z aparatu itp.

    2. Cele i podstawa prawna

      1. w celu świadczenia Usług związanych z prowadzeniem i obsługą kont Użytkowników na Platformie lub obsługą umowy najmu, w tym w celu prowadzenia korespondencji mailowej, listownej lub telefonicznej – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy najmu, a także możliwości bieżącego kontaktu z Tobą oraz udzieleniu odpowiedzi na Twoje pytania (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

      2. w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Rendin, w tym wykonania ciążących na nas obowiązków księgowo-podatkowych – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

    3. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Rendin (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu analiz aktywności Użytkowników na Platformie oraz ich preferencji w celu doskonalenia stosowanych funkcjonalności

    4. w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń oraz obrony przed roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Rendin (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw;

  3. Użytkownicy Platformy niezależenie od statusu mogą wyrazić wolę otrzymywania od Administratora informacji handlowych związanych ze świadczonymi przez Rendin Usługami lub wyrazić zgodę na kontakt w celach marketingowych. W takim przypadku dane osobowe wskazane przez Użytkownika w tym celu są przetwarzane przez Rendin:

    1. Rodzaj danych osobowych

      1. imię i nazwisko

      2. adres e-mail

      3. nr telefonu

    2. Cele i podstawa prawna

      1. w celu marketingu i sprzedaży Usług Rendin polegających na wysyłce informacji handlowych zgodnie z wyrażoną przez Użytkownika zgodą – w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w konsekwencji wyrażonej przez Użytkownika dobrowolnej zgody na wysyłanie informacji handlowych związanych ze świadczonymi przez Rendin Usługami oraz kontakt w celach marketingowych

      2. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. w celu realizacji uzasadnionego interesu Rendin polegającego na ewentualnym ustaleniu i dochodzeniu roszczeń oraz obrony przed roszczeniami oraz ochronie praw

Rendin chce przesyłać Państwu informacje o swoich Usługach, które naszym zdaniem mogą Państwu się spodobać.

Podanie danych, o których mowa w niniejszym punkcie, a także wyrażenie zgody na wysyłanie informacji handlowych związanych ze świadczonymi przez Rendin Usługami oraz kontakt w celach marketingowych, są dobrowolne, a ich niepodanie nie rodzi żadnych konsekwencji prawnych.

Jeśli wyraziliście Państwo zgodę na otrzymywanie informacji marketingowych, zawsze możecie ją cofnąć w późniejszym terminie, informując nas o tym na naszej platformie lub wysyłając wiadomość email na adres info@rendin.pl.

Odbiorcy danych oraz kategorie odbiorców

  1. Możemy ujawnić Państwa dane osobowe w następujących okolicznościach niżej wskazanym osobom trzecim:

    1. dane potencjalnego najemcy będą przekazywane wynajmującemu w zakresie weryfikacji wiarygodności finansowej najemcy dokonanej przez Rendin za zgodą najemcy, których zakres będzie tożsamy z danymi pozyskanymi przez Rendin z biur informacji gospodarczej, w tym informacje o pozytywnej lub negatywnej weryfikacji najemcy. W zakresie danych osobowych przekazanych przez Rendin Wynajmującemu, Wynajmujący staje się z chwilą udostępnienia mu tych danych ich administratorem i we własnym zakresie decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania. Wynajmujący jest odpowiedzialny za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych najemców, które zostały mu udostępnione za pośrednictwem Platformy oraz za realizację obowiązków prawnych związanych z ich przetwarzaniem.

    2. dane osobowe Użytkowników mogą zostać przekazane do przetwarzania innemu podmiotowi na zlecenie Rendin. Dzieje się tak najczęściej w przypadku współpracy z konkretnym usługodawcą (np. dostawcą usług przechowywania danych, dostawcą usług pocztowych, kurierskich, płatniczych, prawniczych, ubezpieczeniowych, informatycznych i audytowych) lub podwykonawcą (np. agencją marketingową). Twoje dane możemy przekazać również podmiotom powiązanym z nami kapitałowo lub osobowo. W takiej sytuacji przekazanie danych nie uprawnia innych podmiotów do dowolnego ich przetwarzania, a jedynie do korzystania z nich w celach wyraźnie przez nas wskazanych. W żadnym przypadku przekazanie danych nie zwalnia nas, jako Administratora, z odpowiedzialności za ich przetwarzanie.

    3. dane osobowe Użytkowników mogą być ujawniane, jeśli obowiązek ich ujawnienia lub udostępnienia wynika z przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub w celu wyegzekwowania lub realizacji naszej umowy najmu z Klientem lub w celu ochrony praw, własności lub bezpieczeństwa firmy Rendin, naszych Klientów lub innych osób.

Przekazywanie danych osobowych Użytkowników poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dostawcy Administratora mają siedzibę głównie w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Niektórzy spośród dostawców mają siedzibę poza terytorium EOG. W związku z przekazaniem danych Użytkownika poza terytorium EOG, Administrator zadbał, aby dostawcy dawali gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych.

W związku z korzystaniem przez nas z narzędzi m.in. Zendesk, Pipedrive lub Slack, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza terytorium EOG, w tym do USA.

Masz prawo żądać od nas przekazania kopii standardowych klauzul umownych kierując zapytanie na adres email: info@rendin.pl.

Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych przez Rendin zależy od rodzaju świadczonej Usługi oraz celu przetwarzania:

  1. dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt a) RODO tj. na podstawie odrębnej zgody udzielonej przez osoby, których te dane dotyczą będą przetwarzane do czasu jej skutecznego odwołania

  2. dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt b) RODO tj. w celu zawarcia i wykonania umów będą przechowywane co do zasady nie dłużej niż przez okres obowiązywania umów, a po ich ustaniu - przez okres potrzebny do obsługi reklamacji

  3. dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. c) RODO tj. w celu wypełnienia obowiązków prawnych Administratora będą przechowywane, co do zasady, nie dłużej niż przez okres niezbędny do wypełniania obowiązków prawnych Rendin, w tym obowiązków wynikających z przepisów dotyczących prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sprawozdawczości finansowej

  4. dane osobowe przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 pkt. f) RODO tj. na podstawie uzasadnionego interesu Rendin będą przetwarzane do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której te dane dotyczą. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu Rendin związanego z zabezpieczeniem lub dochodzeniem ewentualnych roszczeń przysługujących Rendin oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami Użytkowników, będą przetwarzane maksymalnie przez 6 lat (liczonych wedle terminów przedawnienia roszczeń na podstawie kodeksu cywilnego) od dnia zakończenia wykonywania umowy najmu zawartej z Użytkownikiem lub odpowiednio zakończenia kierowania do Użytkownika informacji handlowych i kontaktów marketingowych

Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa, zaś po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

Jakie przysługują Państwu prawa w związku z ochroną danych?

Rendin pragnie upewnić się, że jesteście Państwo w pełni świadomi wszystkich swoich praw związanych z ochroną danych.

Mają Państwo prawo do uzyskania informacji o wszystkich celach, zakresie i zamierzonym przetwarzaniu danych osobowych przed ich przekazaniem oraz do wyrażenia zgody lub sprzeciwu na przetwarzanie danych, którego nie można przeprowadzić bez Państwa wyraźnej zgody. Takie informacje zostaną podane na Platformie przed przekazaniem danych.

Każdy Użytkownik ma następujące prawa:

  1. dostępu - macie Państwo prawo zażądać od Rendin kopii swoich danych osobowych.

  2. sprostowania - macie Państwo prawo zażądać od Rendin poprawienia wszelkich danych, które Państwa zdaniem są niedokładne. Macie Państwo również prawo zażądać od Rendin uzupełnienia danych, które Państwa zdaniem są niekompletne.

  3. ograniczenia lub usunięcia przetwarzania danych - macie Państwo prawo zażądać od Rendin usunięcia swoich danych osobowych, za wyjątkiem sytuacji, kiedy Rendin ma prawo je przechowywać z uwagi na konieczność wykonania umowy najmu, zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń bądź ze względu na ciążące na nim obowiązki prawne.

  4. sprzeciwu wobec przetwarzania danych - macie Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Państwa danych przez Rendin, pod pewnymi warunkami.

  5. przeniesienia danych - macie Państwo prawo zażądać od Rendin przesłania zebranych przez nas danych do innej organizacji lub bezpośrednio do Państwa, pod pewnymi warunkami.

  6. cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie, o ile następuje ono na podstawie Twojej zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie Twoich danych dokonywane przez nas przed jej cofnięciem.

Jeśli chcielibyście Państwo skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o kontakt z nami w dowolnym momencie pod adresem info@rendin.pl

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy obowiązującego prawa.

Jeśli chcielibyście Państwo uzyskać dodatkowe informacje na temat swoich danych osobowych, prosimy o kontakt e-mail: info@rendin.pl.

Czym są pliki "cookies"?

Poprzez pliki "cookies" należy rozumieć dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, przechowywane w urządzeniach końcowych Użytkowników, przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika i odpowiednio wyświetlić stronę internetową dostosowaną do jego indywidualnych preferencji. "Cookies" zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Kiedy korzystacie Państwo z naszych Usług, możemy automatycznie zbierać od Państwa dane za pomocą plików „cookies” lub podobnej technologii.

Do czego używamy plików "cookies"?

Pliki "cookies" używamy w celu:

  • dowiedzenia się, w jaki sposób Użytkownicy naszych Usług uzyskują dostęp do naszych Usług i jak z nich korzystają, aby poprawić jakość świadczonych Usług

  • dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Platformy i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb

  • tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Platformy korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości

  • poprawić jakość naszej strony internetowej oraz monitorować ruch na niej i zarządzać nim

  • chronić naszych Klientów i zapobiegać nieuczciwym działaniom

Jakich plików "cookies" używamy?

W ramach stron internetowych stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików „cookies”: sesyjne (session „cookies”) oraz stałe (persistent „cookies”):

  • sesyjne są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej)

  • stałe pliki „cookies” przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików „cookies” lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika

W ramach stron internetowych Rendin stosowane są następujące rodzaje plików „cookies”:

  • niezbędne pliki „cookies”, umożliwiające korzystanie z Usług dostępnych w ramach stron internetowych, np. uwierzytelniające pliki „cookies” wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach stron internetowych

  • pliki „cookies” służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach stron internetowych

  • wydajnościowe pliki „cookies”, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych

  • analityczne pliki „cookies” służące do analizy internetowej, umożliwiają lepsze poznanie sposobu interakcji Użytkowników w zakresie zawartości stron internetowych, aby lepiej zorganizować układ naszej strony. Umożliwiają gromadzenie informacji o sposobie korzystania z naszej strony przez odwiedzających, typie strony, z jakiej Użytkownicy zostali przekierowani, oraz liczbie odwiedzin i czasie wizyty Użytkowników na tej stronie.

Strona Rendin wykorzystuje „cookies” konieczne do prawidłowego wyświetlania strony internetowej oraz w celach wymienionych powyżej.

Czy pliki "cookies" zawierają dane osobowe?

Dane osobowe gromadzone przy użyciu plików "cookies" mogą być zbierane wyłącznie w celu wykonywania określonych funkcji na rzecz Użytkownika. Takie dane są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

Usuwanie plików "cookies"

Standardowo oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych domyślnie dopuszcza umieszczanie plików "cookies" na urządzeniu końcowym. Ustawienia te mogą zostać zmienione w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików "cookies" w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym przesłaniu na urządzenie Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików "cookies" dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej m.in. Internet Explorer, FireFox, Opera, Chrome).

O czym już była mowa powyżej, „cookies” naszych Usług dostarczają Ci komunikaty handlowe na podstawie historycznych interakcji z naszą witryną lub reklamami, dzięki czemu komunikaty handlowe mogą być przedstawiane Ci na podstawie historii Twoich odwiedzin na stronie.

Jeśli chcecie Państwo ograniczyć lub zablokować pliki „cookies” w naszych Usługach na stronie internetowej lub na dowolnej innej stronie internetowej, możecie to zrobić, zmieniając ustawienia przeglądarki internetowej. Na przykład możecie Państwo zablokować wszystkie pliki „cookies”, zaakceptować tylko własne pliki „cookies” lub usunąć wszystkie pliki „cookies”.

Należy jednak pamiętać, że niektóre z naszych Usług mogą nie działać, jeśli pliki „cookies” zostaną zablokowane lub usunięte.

Zmiany w naszej Polityce prywatności

Niniejsza polityka prywatności obowiązuje od dnia 26 czerwca 2023 roku. Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.